De ce e greu de decontat rambursul
De la ușa destinatarului la contul bancar, în cinci pași
Chitanță generată cu numerotare automată
Reconciliere pe curier și pe valută
Predare fizică, urmărită și confirmată
Net, după facturile de transport
Viramente în IBAN-ul fiecărui client
Fiecare etapă este pornită de un operator: echipa ta financiară păstrează controlul. Acțiunile în masă și importurile prin API fac procesul rapid, nu nesupravegheat.
Patru funcționalități, tot lanțul rambursului
Funcționalitatea 1
Deconturi Curier
Când curierul de livrare se întoarce la bază, are la el numerarul din zeci de livrări cu ramburs. Modulul de decont curier potrivește fiecare sumă încasată cu expediția ei.
Fiecare decont grupează AWB-urile pe curier și pe valută și cuprinde sumele de ramburs, transportul încasat de la destinatari și transportul încasat la ridicare. Sistemul urmărește ce trebuia încasat și ce s-a încasat și semnalează orice diferență.
Pentru partenerii integrați prin API, cum este FAN Courier, datele de decontare sunt preluate automat și validate față de AWB-urile inițiale, iar deconturile se creează în masă. Nepotrivirile sunt marcate pentru verificare manuală.
Funcționalitatea 2
Deconturi Client
Clienții tăi expeditori au trimis coletele și își vor banii din ramburs. Modulul de decont client calculează exact cât i se cuvine fiecărui client, după scăderea costurilor de transport.
Compensare automată: dacă un client are facturi de transport neachitate, sistemul le poate compensa cu rambursul de virat. Factura de compensare se generează automat, factura de transport este marcată ca plătită și se virează doar suma netă. Fără calcule manuale.
Regulile de eligibilitate se configurează pe client: abia după decontul curierului, abia după confirmarea predării numerarului, după un termen de așteptare de la livrare sau imediat.
Cu decontarea în masă, echipa ta financiară filtrează după interval de date, valută, status de confirmare sau alți parametri și creează deconturile pentru toți clienții eligibili dintr-odată. O singură acțiune, sute de clienți decontați.
Funcționalitatea 3
Ramburs în mai multe valute
Ramburs încasat în moneda locală. Decontat cu curierii în alta. Virat clienților într-a treia. CourierManager acoperă tot lanțul.
Două moduri de lucru. În potrivirea directă pe valută, totul se grupează după valuta inițială a rambursului. În conversia la decontul curierului, cursul de schimb se fixează în etapa de decont curier și se păstrează până la decontul către client: firma de curierat își asumă riscul valutar, iar clientul primește o sumă convertită previzibilă.
Cursurile zilnice se încarcă automat de la Banca Națională a României (BNR), fără introducere manuală. Când e nevoie de un curs, sistemul îl preia singur. Toate rapoartele, exporturile și integrările cu contabilitatea păstrează valuta și cursul pe tot lanțul.
Funcționalitatea 4
Integrare bancară și contabilitate
Decontarea rambursului se încheie când banii pleacă efectiv. CourierManager generează fișierele de plăți pe care le încarci direct în aplicația băncii, fără să mai tastezi sume și IBAN-uri.
Printre formatele acceptate: BRD, Banca Transilvania, ING, Raiffeisen (plăți interne și internaționale), VictoriaBank și MICB, pentru România, Republica Moldova, Bulgaria și Ungaria. Un format nou de bancă se adaugă ușor.
Exporturile contabile merg în SAGA (XML) și în Mentor (API, fișier sau CSV), inclusiv facturile de compensare, facturile storno și înregistrările de venituri din deconturi. Fiecare document financiar (chitanță de ramburs, decont, factură de compensare, factură storno) este generat, numerotat și exportabil.
Cele mai multe aplicații de livrare se opresc la „livrat”
| Funcționalitate | CourierManager | Software tipic de last mile |
|---|---|---|
| Evidența sumelor de ramburs | ✓ | ✓ |
| Generarea chitanțelor de ramburs | ✓ | Uneori |
| Deconturi curier | ✓ | ✗ |
| Urmărirea predării fizice a numerarului | ✓ | ✗ |
| Decontul rambursului către client | ✓ | ✗ |
| Scăderea facturilor de transport din ramburs (compensare) | ✓ | ✗ |
| Încasare și decontare în mai multe valute | ✓ | ✗ |
| Gestionarea cursurilor de schimb | ✓ | ✗ |
| Importul deconturilor de la curierii parteneri | ✓ | ✗ |
| Generarea fișierelor de plăți pentru bancă | ✓ | ✗ |
| Export contabil (SAGA, Mentor) | ✓ | ✗ |
| Decontare în masă (toți clienții, un singur clic) | ✓ | ✗ |
Întrebări frecvente
Ce este decontarea rambursurilor și de ce are nevoie de software dedicat?
Decontarea rambursurilor (COD, cash on delivery) înseamnă reconcilierea numerarului încasat de curieri și virarea lui către clienții expeditori care au trimis coletele. Pentru o firmă de curierat cu mii de livrări pe zi, în mai multe valute, reconcilierea manuală devine un blocaj care întârzie plățile către clienți și creează risc financiar. Un software dedicat de decontare automatizează potrivirea, urmărește numerarul la fiecare predare și generează fișierele bancare și înregistrările contabile cu care se închide circuitul.
CourierManager îi dă echipei tale financiare instrumente puternice de lucru în masă, nu o automatizare de tip cutie neagră. Fiecare etapă a decontării este pornită de echipa ta, cu acțiuni în masă dintr-un clic, care procesează sute de clienți în câteva secunde.
Poate CourierManager să gestioneze ramburs în mai multe valute în același timp?
Da. Rambursul poate fi încasat în orice valută, decontat cu curierii în alta și virat clienților într-a treia. Sistemul ține cursurile de schimb zilnice și are două moduri de conversie: potrivire directă pe valută sau conversie la curs fixat în etapa de decont curier. Toate rapoartele și exporturile păstrează valuta și cursul.
Cum funcționează compensarea (scăderea transportului din ramburs)?
La crearea decontului de ramburs către un client, sistemul poate scădea automat din ramburs facturile de transport neachitate. Se generează o factură de compensare, factura de transport este marcată ca plătită și clientului i se virează doar suma netă. Nu mai trebuie să încasezi separat facturile, iar evidența creanțelor se simplifică mult.
Decontarea rambursurilor este locul în care operaționalul de curierat se întâlnește cu financiarul. Parcurgem împreună tot fluxul, de la reconcilierea cu curierii la exportul bancar, pe datele tale reale.
Cere un demo sau încearcă gratuit